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前回は、デスクトップに現れる不思議な「茶色の箱」の正体についてお話ししました。
このOneDriveというツール、単なる「バックアップ先」として眠らせておくのは非常にもったいない存在です。
実は、ちょっとしたコツを知るだけで、日々の面倒な作業が驚くほどスムーズになる「魔法のツール」に変わります。
今回は、実務で役立つOneDriveの便利な活用術を厳選してご紹介します。
▼ 1. 「バージョン履歴」で過去の自分に助けてもらう
資料を作成していて「やっぱり昨日の状態に戻したい！」と思ったことはありませんか？
OneDrive上に保存しているファイルなら、簡単に過去の状態へ戻すことができます。
・ファイルを右クリックして「バージョン履歴」を選択
・保存された日時の一覧から、戻したい時点のものを選んで「復元」
これで、上書き保存をしてしまった後でも、数日前のデータを取り戻せます。まさに「時間を巻き戻せる」便利な機能です。
▼ 2. 外出先でもサッと確認！スマホ連携の底力
移動中に急に「あの資料、どうなってたかな？」と確認したくなったことはありませんか？
スマートフォンにOneDriveアプリを入れておけば、パソコンを開かなくても全てのファイルにアクセスできます。
さらに、スマホのカメラで紙の書類を撮れば、そのまま「スキャン」して保存することも可能です。重い書類を持ち歩く必要がなくなる、スマートな働き方の第一歩です。
▼ 3. 添付ファイル卒業！「リンク共有」でスマートに
メールに重いExcelファイルを添付して送ると、相手の受信ボックスを圧迫したり、最新版がどれか分からなくなったりしがちです。
・共有したいファイルを右クリックして「共有」を選択
・相手のメールアドレスを入力するか、リンクをコピーして送信
これだけで、常に「最新のファイル」を共有できます。
相手に編集を許可すれば、同じファイルを同時に複数人で編集する「共同作業」も可能になり、効率が劇的に上がります。
まずは、よく使うフォルダーを一つだけ、OneDriveと同期させることから始めてみてください。
「どこにいても作業ができる」「間違えて消しても元に戻せる」という安心感は、心のゆとりを生み、結果として仕事の質を高めてくれます。
まずは、スマートフォンにOneDriveアプリをダウンロードするところから始めてみませんか？
活用方法で分からない操作があれば、いつでもレッスンでご質問くださいね。
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