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新しいレッスン
『いつもの流れを見える化します｜手順書・マニュアル整理』
を開講しました。
普段何気なく行っている作業ほど、いざ人に説明しようとすると意外と難しいものです。
「自分では当たり前にできるけれど、引き継ぎ用にまとめようとすると手が止まる」
「メモはあるけれど、人が見ても分かる形になっていない」
「レッスン運営や業務の流れを整理したい」
そんな経験はありませんか？
このレッスンでは、箇条書きのメモや既存資料、頭の中にある作業の流れをもとに、読みやすい手順書やマニュアルとして整理してお届けします。
このレッスンはオンライン通話を行わない「0分レッスン」 です。
レッスンお申し込み後、メッセージで資料やメモを送っていただくだけ。
Zoomレッスンの予定を合わせる必要もなく、ご都合の良い時間に内容を送っていただけます。
忙しい方や、人前で説明するより文章で伝えたい方にもおすすめです。
例えば、
・業務の引き継ぎ資料
・個人事業の作業手順書
・レッスン運営マニュアル
・学習手順書
・イベント運営資料
・受付対応手順書
・既存マニュアルの整理・再構成
など。
内容がきれいにまとまっていなくても大丈夫です。
「こんな流れでやっています」
というメモや説明文からでも作成できます。
① レッスンをお申し込み（自動承認）
② メッセージで資料やメモを送付
・箇条書きメモ
・説明文
・既存資料（任意）
・整理したい内容
などをお送りください。
③ 内容を整理して作成
生成AIも活用しながら、構成や表現を整理し、読みやすい手順書としてまとめます。
④ 一週間以内を目安に納品
Word形式（編集可能）でお届けします。
⑤ 軽微な修正を1回まで対応
納品後に気になる箇所があれば修正も可能です。
納品するのは編集可能なWordファイルです。
実際の運用に合わせて追記したり、内容を更新したりしながら継続的に活用できます。
完成版というより、叩き台だと思っていただけると良いです。
手順書やマニュアルは、必ずしも大企業だけのものではありません。
個人事業、副業、学習、サークル活動、レッスン運営など、さまざまな場面で役立ちます。
「頭の中にあるいつもの流れを、誰が見ても分かる形にしたい」
そんな時は、ぜひお気軽にリクエストください。
あなたの「いつもの流れ」を、分かりやすい形に整理するお手伝いをさせていただきます。
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《参考イメージ》
〈元のメモ文章〉
備品購入申請業務は、社員が業務で必要な備品を購入する際に行う申請から購入完了までの手順を定めたものである。本業務には申請者である社員、部門長、総務担当、経理担当が関与し、申請にはGoogleフォーム、申請状況の管理にはGoogleスプレッドシート、連絡や通知にはSlack、発注にはAmazon Businessを使用する。
備品の購入を希望する社員は、Googleフォームから申請を行う。申請時には氏名、部署名、商品名、購入理由、希望納期、金額を入力する。申請が送信されると、自動的にSlackの「#purchase-request」チャンネルへ通知が送信され、部門長が申請内容を確認する。
承認フローは申請金額によって異なる。申請金額が5万円未満の場合は部門長のみの承認で進めることができる。5万円以上10万円未満の場合は、部門長による承認後に経理担当の承認が必要となる。10万円以上の場合は、部門長、経理担当、役員の順に承認を受けなければならない。
申請内容に不備がある場合は差戻しを行う。購入理由が記載されていない場合、金額が不明な場合、商品URLが記載されていない場合などは差戻しの対象となる。差戻し時にはSlackを利用して申請者へ連絡し、内容の修正を依頼する。
必要な承認がすべて完了した後、総務担当がAmazon Businessを利用して発注を行う。希望する商品がAmazonで購入できない場合は、別途見積書を取得したうえで購入手続きを進める。
商品は本社へ納品される。納品後は総務担当が受領確認を行い、商品の状態を確認する。商品に破損や不具合が認められた場合は、返品手続きを実施する。
納品および受領確認が完了した後、総務担当は管理用のGoogleスプレッドシートに記録されている申請ステータスを「完了」に変更する。その後、Slackを利用して申請者へ購入手続き完了の連絡を行い、本業務は終了となる。
なお、申請金額が5万円未満の場合は部門長承認のみで処理されるが、5万円以上10万円未満の場合は経理承認が必要となり、10万円以上の場合は役員承認まで必要となる。また、商品がAmazonで購入可能な場合はAmazon Businessで発注するが、購入できない場合は見積取得を行う。納品された商品に破損が確認された場合は返品手続きを実施する。
本業務に関する問い合わせとして、承認完了までの期間は原則として3営業日以内である。緊急で購入が必要な場合は、申請後にSlackで総務担当へ連絡すること。個人による立替購入は原則として認められていない。
業務を実施する際は、購入した備品を私的利用してはならず、承認を受ける前に購入してはならない。また、予算を超過する申請は受け付けない。PCやスマートフォンなどの情報機器については、本手続きではなく情報システム部門が定める別途申請手続きを利用すること。
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〈生成AIによる出力イメージ〉
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