自ら個人情報を渡しているかもしれない話

ExcelやWordやPowerPointで資料を作ると、自動的にそのファイルに作成した方の個人情報が保存されているのをご存じですか？

たとえば、会社のPCを使って個人的な資料を作ったり、逆にサービス残業などでプライベートのPCを使って会社の資料を作ったりすると、それぞれ会社のPCで作ったものか、個人持ちのPCで作ったものかがわかるということです。

または、他の人が作った資料が使えそうなのでそのファイルをコピーして、テンプレートのように使わせてもらって修正して資料を作成したら、それは自分ではなくて他人が作ったもののように見えてしまう可能性があるということになります。

前任者の方もそのように前前任者の方の資料を使いまわしていて、巡り巡ってきたファイルだと、まったく知らない方のお名前が作成者欄に残っている可能性もありますよね。

このセキュリティに関するお話は、Excel（一般）レッスンの３回目の「印刷と保存」というちょっと地味なタイトルの回でお話ししています。

実際にはファイルのどこで個人情報が入っているのを確認できるのかというと、ExcelやWord、PowerPointの一番左にある〔ファイル〕というタブをクリックして、〔情報〕を開くと、右側の作成者や更新者のところにご自身の名前が入っていると思います。

自分で作ったものは自分の名前が入っていますが、巡り巡って手元に来たファイルの作成者が知らない人だったりするとちょっと気持ち悪いですよね・・・。

職場内で使うファイルについてはプロパティに情報が入っていると、いつ、誰が作ったものかがわかって修正依頼をしたり、転用の許可を取ったりすることができるので、作成者や更新者の情報は入っていた方がいいかなと思いますが、外部の業者さんや取引先などに渡すのであれば、個人名は抜いておいた方がいいのでは・・・と社内研修ではお勧めしています。

私はカフェトークで、Excel、Word、PowerPointのレッスンをするので、生徒さんに演習用のファイルを差し上げる（終了後には回答例のファイルもお送りする）ので、作成者欄の私の名前は削除してからお送りしています。

ここで表示される名前はどこに入っている名前なのかということですが、ExcelやWord、PowerPointの〔ファイル〕タブの中の〔オプション〕（または〔その他〕の中の〔オプション〕）の〔全般〕の中の〔ユーザー名〕に入っているお名前です。

なので、もし作成者や更新者のところに表示する名前を変えたければ、ここで変えてあげればよいです。

この作成者情報などの個人情報を消したいときは、

〔ファイル〕タブ－〔情報〕－〔問題のチェック〕－〔ドキュメント検査〕－〔ドキュメントのプロパティと個人情報〕にチェックを入れる－〔検査〕→個人情報があると言われたら、〔すべて削除〕

自分が作成したExcelやWord、PowerPointに保存されているプロパティの個人情報の確認をしましょうネ。

そして、他人からもらったファイルの不適切な作成者名やプロパティ情報などは削除しておきましょう！