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ビジネス場面の電話応対についてのクイズです。
次の対応は、ビジネスマナーとして正しいでしょうか。正しいと思ったら○、正しくないと思ったら×を書いてください。
1.会社の電話を受けた際、電話をかけてきた相手が名前を言わなかった場合は、名前を聞く必要はない。･･･（ ）
2.会社の電話を受けた際、部長に取り次いでほしいと言われたが、部長は会議中なので、折り返しのお電話でいいかどうか確認した。･･･（ ）
3.電話で同じ部署の山田さんに取り次いでほしいと言われたが、山田さんは今日は風邪で休んでいるので体調不良のために休んでいると伝えた。・・・・・（ ）
会社の電話に出た際、相手が名前を名乗らなかったら、どうしますか？名前がわからないまま他の人に取り次ぎますか？
この場合は、自分の名前をまず名乗り、その上で「失礼ですが、どちら様でしょうか」とか「恐れ入りますが、お名前を教えていただけますか」などのように言って、名前を聞くとよいでしょう。誰かわからない人の電話を他の人に取り次ぐことはできませんし、もしかすると間違い電話かもしれません。必ず名前を確認しましょう。
会話例は次のとおりです。
電話を取り次いでほしいと言われた相手が会議中の場合はどうしたらいいでしょうか。これにはいろいろな対応が考えられますが、まずは折り返しお電話することを提案してみるのも一つでしょう。ただ、会社によっては会議中でも外部の電話は取り次ぐように指示される場合があります。また、緊急の用件の場合には、会議中であってもメモを渡すなどして、会議の邪魔をしないように配慮しながら、緊急の電話を受けていることを伝えると良いでしょう。
会話例は次のとおりです。
電話を取り次いでほしいと言われた相手が風邪でお休みしている時はどうしたらいいでしょうか。「山田は今日は風邪で休んでいます」など、個人の事情をそのまま電話の相手に伝えてはいけません。「本日はお休みをいただいております」とだけ伝え、理由には言及しません。電話の相手に理由を聞かれても答えないのがマナーです。そして、急ぎの用件であれば、他の人が代わりに対応すると伝えると良いでしょう。
会話例は次のとおりです。
日本語でビジネス場面の電話応対をするためには、適切な日本語の表現を習得するとともに、電話のマナーについても学ぶ必要があります。日本語で電話応対を練習したいという方は、ぜひレッスンでお話ししましょう。
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